• Samfunnsviterne arbeider systematisk med personvern og informasjonssikkerhet. Arbeidet er basert på et internkontrollsystem innført i 2010, med fokus på en styrende, utøvende og kontrollerende tilnærming til personvern og informasjonssikkerhet.
  • Samfunnsviternes behandling av medlemsopplysninger vil som oftest skje med grunnlag i avtalen som inngås ved innmelding. Som tillitsvalgt vil jeg også behandle personopplysninger etter samtykke fra det enkelte medlem og når det er en berettiget i lys av vår fagforeningsvirksomhet.

  • Opplysninger om fagforeningstilhørighet er etter gjeldende rett kategorisert som sensitive. Som tillitsvalgt vil jeg behandle medlemsopplysninger med særlig varsomhet.

  • Jeg kan bidra til et trygt og godt personvern i Samfunnsviterne. Når jeg samler inn, registrerer, oppbevarer og formidler medlemsopplysninger, reflekterer jeg over spørsmål som: 

- Hvilke formål har jeg med aktiviteten?
- Hvilke opplysninger trenger jeg for å oppnå formålet?
- Hvorfor trenger jeg disse opplysningene til dette formålet?
- Hvor lenge trenger jeg disse opplysningene?

 

  • Jeg unngår å sende medlemslister via ordinær e-post. Disse skal krypteres, passordbeskyttes eller skjermes på annen måte.

 

  • Jeg oppfordrer medlemmer til å oppdatere egne sine medlemsopplysninger, inkludert arbeidssted på Min side. Jeg henter liste over «mine» medlemmer via Min side, og unngår lokal fysisk eller digital lagring. Jeg bidrar til oppdatering ved å innrapportere feil eller mangler til foreningens sekretariatet.


  • Medlemslister som er skrevet ut, oppbevares i låst skap/skuff. Det samme gjelder lønnskrav, dokumenter vedrørende enkeltmedlemmers lønns- og arbeidsvilkår, og andre dokumenter med personopplysninger.

 

  • Jeg lagrer dokumenter elektronisk hvis det er behov for det, og kun så lenge det er behov for det. Elektronisk lagring sikres med kryptering eller passord, slik at andre ikke har tilgang. Medier og programvare sikres mot virusangrep og er mest mulig oppdatert.

  • Jeg sender epost til medlemmene eller grupper av medlemmer med skjulte mottakerfelt, dersom dette ikke undergraver formålet med henvendelsen.

  • Når jeg bistår et medlem i saker om lønns- og arbeidsvilkår, opptrer jeg som rådgiver i kraft av fullmakt fra medlemmet. Jeg påser at jeg ha slik fullmakt og sikrer at denne kan fremvises ved behov. Fullmakten er personlig og kan ikke overføres til andre uten medlemmets godkjenning.

  • Jeg har taushetsplikt om min rolle som rådgiver, og den innsikt rollen gir meg i enkeltmedlemmers arbeidsforhold og arbeidssituasjon. 

  • Jeg bidrar til at vi lærer av feil som gjøres. All rapportering av feil er ønsket, og alvorlige sikkerhetsbrudd skal rapporteres. Rapporteringen bidrar til at vi klarer å opprettholde et godt personvern, til beste for våre medlemmer. Avviksskjema sender jeg til personvern@samfunnsviterne.no.