Instruks for valgkomiteen i Samfunnsviterne

Vedtatt av landsmøtet 2019

Valgkomiteens mandat

Valgkomitéen har følgende mandat og oppgaver:

• Avgi innstilling til landsmøtet om kandidater til verv i Samfunnsviternes hovedstyre, kontrollkomité og valgkomité.
• Velge ut delegater til landsmøtet på bakgrunn av forhåndsstemmer avgitt i fylkesavdelingene der det ikke er etablert fylkesavdelinger. 

Sammensetning og valg av valgkomiteen

• Valgkomiteen velges av landsmøtet for tre år av gangen, jf. vedtektenes § 11.
• Valgkomiteens medlemmer kan ikke samtidig inneha verv i et annet organ som velges av landsmøtet.
• Valgkomiteen skal bestå av fire medlemmer og ett varamedlem.
• Valgkomiteen konstituerer seg selv og velger selv sin leder.
• Frister for forslag til og kunngjøring av innkomne forslag til kandidater til valgkomiteen er de samme som for øvrige valg.
• Ingen kan sitte i valgkomiteen sammenhengende for mer enn i to perioder av gangen.

Valgkomiteens arbeid 

• Valgkomiteen skal utarbeide en tidsplan for sitt arbeid. Tidsplanen skal være fastsatt senest 9 måneder før oppsatt landsmøte.
• Valgkomiteens kunngjøringer til medlemmene av valg til verv i Samfunnsviterne skal skje gjennom Samfunnsviternes nyhetskanaler, herunder Samfunnsviternes nettside.
• Valgkomiteen bør i sitt arbeid tilstrebe løpende dialog med alle Samfunnsviternes ulike organer for på denne måten å gjøre seg kjent med deres arbeid.
• Ethvert medlem av Samfunnsviterne har forslagsrett til kandidater til de ulike tillitsvervene. Enkeltmedlemmers forslag til kandidater skal sendes skriftlig direkte til valgkomiteen innen vedtatte frister.
• Valgkomiteen kan innhente råd fra hovedstyret, foreningens utvalg, tillitsvalgte, medlemmer, samt generalsekretæren, for å utarbeide sin innstilling til landsmøtet. Valgkomiteen tar selv initiativ til slike møter.
• Alle tillitsvalgte i sentrale verv skal kontaktes av valgkomiteen og spørres om de ønsker gjenvalg.
• Valgkomiteen skal gjennomføre samtaler med kandidater til sentrale verv for å vurdere deres organisasjonsmessige erfaring, motivasjon og egnethet for vervene.
• Valgkomiteens innstilling skal være begrunnet og skal inneholde navn på og relevante opplysninger om de kandidater som er innstilt. Det skal også angis hvem som har foreslått kandidatene. Innstilte kandidater skal være forespurt og ha akseptert sitt kandidatur.
• Valgkomiteen skal senest fire uker før landsmøtet gi sin innstilling til hovedstyret, som sender innstillingen ut sammen med de øvrige landsmøtepapirene.
• Valgkomiteen skal ha dekket nødvendige reise-, kost- og losjikostnader for sine møter.

Føringer for valg til verv i Samfunnsviterne

• Valgkomiteen skal ta hensyn til bredden i medlemsmassen. Kriterier som sektor, kjønn og geografi skal vektlegges i innstillingen til alle verv i foreningen.
• Valgkomiteen skal sikre at medlemmer i hovedstyret, og øvrige utvalg både innehar nødvendig kompetanse, erfaring og engasjement til å inneha vervene de skal innstilles til.
• Valgkomiteen skal sikre at hovedstyret og øvrige utvalg både har nødvendig kontinuitet og fornyelse av sine verv.
• Tillitsvalgte i verv i Samfunnsviterne bør ikke sitte mer enn seks år i samme verv. Føringer for utvelgelse av delegater til landsmøtet der det ikke er etablert fylkesavdelinger.
• Medlemmene fremmer sitt kandidatur for den sentrale valgkomiteen via foreningens digitale kanaler.
• Valgkomiteen utarbeider en innstilling basert på innkomne forslag, korrigert for sektor og kjønn.
• Valgkomiteen skal sikre at alle arbeidssektorer er representert på landsmøtet, i samsvar med det forholdstall som er vedtatt av hovedstyret. Forholdstallet er basert på medlemstall i sektorene per 1. januar i landsmøteåret. Det vedtas et forholdstall for hver fylkesavdeling, i tråd med føringer i vedtektene.
• Valgkomiteen bør tilstrebes en representasjon også for medlemmer som ikke faller inn under sektorinndelingen.
• Dersom en arbeidssektor ikke har kandidater fra en fylkesavdeling, fordeles antall kandidatplasser forholdsmessig til fylkesavdelingens øvrige sektorer.
• Alle kandidater skal ha skriftlig tilbakemelding på resultatet fra avstemmingen.

Endringer

Endringer i instruks for valgkomiteen i Samfunnsviterne krever simpelt flertall på landsmøtet.