Retningslinjer for økonomiske tildelinger til fylkesavdelinger

Vedtatt av Samfunnsviternes hovedstyre i sak 63-18, 6. september 2018

1. Tildeling av økonomisk støtte til drift av fylkesstyrene

Fylkesavdelingene forhåndsgodkjennes et fast beløp på kr 15 000,- til drift, herunder kostnader forbundet med styremøter og styremiddager. I tillegg kan det gis ekstra støtte til reise- og oppholdsutgifter i fylker med lange reiseavstander. Det forutsettes at slike utgifter holdes på et rimelig nivå og at billigste reisemåte benyttes. Der egen bil etter avtale blir benyttet, refunderes kilometergodtgjørelse etter statens satser. Utgifter utbetales etter regning i etterkant av avholdt aktivitet.

Der det legges opp til bevertning forutsettes det at den er enkel. Det gis ikke støtte til alkoholservering i forbindelse med årsmøte/medlemsmøter. Ved eventuell alkoholservering i forbindelse med styremiddager støttes det med inntil tre enheter per person.

2. Søknad om økonomisk støtte til medlemsaktiviteter i fylkesavdelingene

Fylkesavdelingene kan utover forhåndsgodkjent tildeling til drift av styrearbeidet søke om støtte til utadrettede medlemsaktiviteter i tråd med foreningens vedtekter, mål og retningslinjer, med hovedfokus på:

a) Organisasjonsbygging

b) Rekruttering

c) Nettverksbygging

d) Faglige aktiviteter

Vilkår for tildelinger forutsetter utarbeidet aktivitetsplan med budsjett. Planen sendes inn til sekretariatet for vurdering og tildeling. Følgende momenter vektlegges for tildeling i denne rekkefølge:

I. Om aktiviteten er utadrettet og bygger opp under foreningens formålsparagraf og prioriterte arbeidsområder

II. Om fylkesavdelingen har rapportert tilfredsstillende om hvordan tidligere års pengestøtte er brukt

III. Hva den enkelte fylkesavdeling ble innvilget av økonomisk støtte året før, og effekten av tidligere tildeling

IV. Størrelse på fylkesavdelingen

3. Søknad om økonomisk støtte til reiseutgifter til medlemsmøter

Det kan gis ekstra støtte til reise- og oppholdsutgifter i fylker med lange reiseavstander. Det forutsettes at slike utgifter holdes på et rimelig nivå, og at billigste reisemåte benyttes. Der egen bil etter avtale blir benyttet, refunderes kilometergodtgjørelse etter statens satser.

4. Søknad om økonomisk støtte til andre utgifter

Det kan også gis støtte til følgende:
• Påskjønnelse/oppmerksomhet til tillitsvalgt eller medlem for særskilt frivillig innsats for Samfunnsviterne

• Spesielle markeringer

5. Bevertning på medlemsmøter og arrangementer

Der det legges opp til bevertning forutsettes det at den er enkel. Det gis ikke støtte til alkoholservering i forbindelse med medlemsmøter og arrangementer.

6. Søknad om OU-midler

Det kan søkes om midler til opplæring av tillitsvalgte. Det tildeles normalt OU-finansiering innenfor sektorene stat, kommune, Spekter og i Virke/HUK. Dette forutsetter at opplæringen er innenfor rammen av retningslinjer for tildeling av OU-midler. Opplæringen må skje innenfor følgende tema:

• Hovedavtale

• Hovedtariffavtale

• Lov- og avtaleverk

• Personalpolitikk

• IA/sykefravær

• Omstilling

• Kommunikasjon

Søknad om midler til slik opplæring forutsetter at det sendes skjema/program for planlagt opplæring til sekretariatet, slik at sekretariatet kan vurdere om tiltaket kvalifiserer for tildeling
av OU-midler.

7. Saksbehandling for økonomiske tildelinger

a) Tildeling og søknad om støtte
Søknader med aktivitetsplan sendes sekretariatet innen 1. november forutgående år. Sekretariatet har da anledning til å se fylkesavdelingenes planer i sammenheng med øvrig budsjett (deriblant OU-midler) og kurskalender for kommende år.

b) Oppgjørsteknisk
Økonomisk tildeling skjer på forhånd. Økonomisk støtte/oppgjør skjer som hovedregel fra sekretariatet i etterkant av avholdt aktivitet med bakgrunn i innsendt detaljert regning med originalkvitteringer for avholdt aktivitet i henhold til forhåndsgodkjente tildelinger. Det kan utbetales økonomisk støtte på forhånd dersom særlige forhold tilsier det. Det kan utbetales økonomisk støtte på forhånd dersom særlige forhold tilsier det.

Regningen må minst inneholde følgende:

• Navn på fylkesavdelingen som søker, samt navn på ansvarlig for aktiviteten

• En kort redegjørelse over aktiviteten, samt angivelse av prosjektnummer som er tildelt, kontonummer for utbetaling og dato for aktiviteten

• Deltakerliste

• Hva beløpet er brukt til

c) Rapportering
For å få god oversikt over den lokale aktiviteten i foreningen, skal fylkesavdelinger og lokallag som mottar en støtte på over kr 15 000,- i løpet av budsjettåret, gi en skriftlig redegjørelse til sekretariatet om samlet aktivitet innen 1. mars året etter budsjettåret. (Gjelder alle økonomiske tildelinger og OU-tildelinger fra Samfunnsviterne og Akademikerne.)

d) Brudd på forutsetninger
Dersom det er på det rene at bruken av midlene bryter med Samfunnsviternes formål og verdigrunnlag, vilkårene i disse retningslinjene eller med vilkårene for de tildelte midler etter søknad, vil utgiften ikke bli refundert. Klage på avslag kan fremmes for foreningens hovedstyre.