Slik gjennomfører du medlemsaktiviteter

Hvordan avholde medlemsaktiviteter?

Her får dere tips om type aktiviteter, møteformer og temaer, samt om hva sekretariatet kan hjelpe til med i planleggingen og gjennomføringen av aktiviteter.

Aktuelle medlemsaktiviteter

 I tillegg til de vedtektsfestede årsmøtene og delegatmøtene kan fylkesavdelingen invitere til:

• Faglige aktiviteter, som frokostmøter, webinarer eller temamøter på ettermiddags- eller kveldstid
• Nettverkssamlinger for medlemmer og tillitsvalgte
• Medlemsmøter med politiske tema, for eksempel høringer i organisasjonen

Rekruttering av nye medlemmer og synliggjøring av foreningen blant medlemmer og potensielle medlemmer, for eksempel ved å:

• Invitere potensielle medlemmer til lokale aktiviteter
• Delta i lokale debatter,
• Delta i kommunale/fylkeskommunale høringer, osv. lån
• Ha dialog og samarbeid med tillitsvalgte og lokallag/bedriftsgrupper
• Invitere til samarbeid med Samfunnsviternes studentrepresentant/studentlag på studiesteder lokalt, f.eks. om faglige arrangementer eller medlemsverving

Hvordan sikre at flest mulig medlemmer kan delta?

I de fleste av Samfunnsviternes fylkesavdelinger er det store geografiske avstander, noe som kan gjøre det vanskelig å samle medlemmer til lokale møter og aktiviteter. Landsmøtet 2019 ba om at det legges til rette for at aktiviteter i foreningen er tilgjengelige for digital deltakelse.

Mulige måter å løse dette på i fylkesavdelingene kan være

• Aktiviteter kan arrangeres digitalt, videomøter eller webinar, slik at man kan delta uavhengig av hvor man befinner seg
• Digitale aktiviteter kan kombineres med fysiske aktiviteter, for eksempel ved at man kan velge om man vil delta digitalt eller møte opp fysisk på arrangementsstedet
• Aktiviteter kan arrangeres i byer/tettsteder der det naturlig er samlet flere medlemmer. Samme temamøte kan avholdes flere steder i fylkesavdelingen.
• Fylkesavdelingen kan dele seg opp i «underavdelinger», der det arrangeres aktiviteter for medlemmer på flere steder.

Sekretariatet har utarbeidet en oversikt for hver fylkesavdeling som viser hvor mange medlemmer Samfunnsviterne har i hver kommune innenfor hvert fylke. Oversikten gir en antydning av hvor det geografisk er mange medlemmer og hvor det kan være godt grunnlag for å samle medlemmer til fysiske møter.

Praktisk info om digitale aktiviteter

Digitale medlemsaktiviteter

• Sekretariatet administrerer digitale aktiviteter og benytter i hovedsak Microsoft Teams som plattform

Digitale nettverksgrupper

• I dag kan Facebook-grupper benyttes til digitale nettverk eller diskusjonsfora for medlemmer. Det anbefales at fylkesavdelingen tar kontakt med sekretariatet for hjelp til å sette opp en gruppe og at sekretariatet har administratorfunksjonen. Gruppen kan senere driftes av fylkesavdelingen selv, og medlemmene kan melde seg inn og ut av gruppen. Sekretariatet deltar ikke i aktivitetene i gruppene.
• Det er også mulig å benytte Teams-kanalen til fylkesstyret til dette formålet. Ta kontakt med sekretariatet for å få bistand til å sette opp en Teams-kanal for dette og avklare praktiske problemstillinger.

Andre digitale plattformer/verktøy vurderes fortløpende av sekretariatet.

Det kan også være aktuelt å leie inn eksterne, lokale aktører til å sende digitale aktiviteter. Dette gjøres i så fall av sekretariatet, i samarbeid med fylkesleder. Fylkesavdelingene oppfordres til å sende sekretariatet forslag til lokale aktører som tilbyr slike tjenester. 

Tips når dere skal gjøre avtale med eksterne innledere

Type arrangement: Forklar for innleder hva slags arrangement dette er, hva som er temaet, hvem som arrangerer, hvem som deltar samt hvor det skal avholdes.

• Kostnader for faglig innlegg: Er oppgitt honorar/pris eks. eller inkl. mva.?
• Evt. andre utgifter for innleder: Innebærer innlegget at Samfunnsviterne må dekke reise- og/eller overnattingsutgifter for innleder? Ordner innleder dette selv og sender regning?
• Evt. andre innledere på arrangementet: Er det planlagt at man også skal ha andre innledere? Kan dere i så fall si noe om hvem og hva de skal holde innlegg om? Er det ønskelig med paneldebatt?
• Dersom arrangementet skal arrangeres digitalt eller streames: Forklar dette for innleder, og avklar hvorvidt det er OK at opptak av arrangementet tilgjengeliggjøres for medlemmer senere.

Tips når dere skal avtale leie av møtelokale

• Husk at møtelokalene skal være universelt utformet, slik at alle medlemmer har mulighet til å delta.
• Dersom dere benytter hotell eller konferansesenter, skal stedet som hovedregel ha tariffavtale*. Se Fellesforbundets oversikt  over hoteller med tariffavtale (https://www.fellesforbundet.no/hoteller-med-tariffavtale/), eller kontakt sekretariatet ([email protected]) før avtaleinngåelse.
• Se etter møtelokaler som har fokus på miljøvennlig/bærekraftig drift. (Samfunnsviterne er sertifisert Miljøfyrtårn.)
• Er det noen i fylkesstyret eller medlemmer dere kjenner som har mulighet til å låne møterom på sin arbeidsplass?
• Kafeer og kantiner har også mulighet for å levere møtemat. Se etter leverandører som har fokus på miljøvennlig/bærekraftig drift.
• Dersom lokalet har mulighet for å sende faktura, avtal at regningen skal sendes til Samfunnsviterne på e-post [email protected].  
• Hvis møtet skal streames eller medlemmer skal kunne delta via webinar: Har møtelokalet teknisk utstyr til digitalt møte? Har møtelokalet samarbeidspartnere som kan tilby digitale tjenester?
• Spørsmål eller usikker på noe? Kontakt sekretariatet ([email protected]).

*Jf. vedtak i hovedstyret 13. desember 2023

Etter at en medlemsaktivitet er avholdt

• Gi en kort tilbakemelding til sekretariatet om hvordan dere synes arrangementet gikk.
• Dersom det var et fysisk arrangement, oppgi hvor mange som deltok. For digitale arrangementer der sekretariatet bistår med det tekniske, har sekretariatet oversikt over deltakerantall.