Derfor er personvern viktig for deg som tillitsvalgt

Du får innsikt i sensitiv informasjon

Medlemskap i fagforening er en sensitiv personopplysning, og skal håndteres med særlig varsomhet. Et godt personvernarbeid er viktig for våre medlemmer og for Samfunnsviterne som fagforening. Personvern er viktig tema for deg som tillitsvalgt fordi du i kraft av vervet får tilgang til personopplysninger om medlemmene i din virksomhet. Hvilke personopplysninger du som tillitsvalgt får innsyn i vil avhenge av type verv, samt konkrete oppgaver og aktiviteter. Du må dermed ha kunnskap om personvern slik at du bidrar til å beskytte medlemmenes personopplysninger.

Hvordan kan du som tillitsvalgt bidra til et godt personvern?

Personopplysninger du har mottatt fra medlemmene skal behandles konfidensielt. Opplysningene må oppbevares slik at de ikke kommer andre til kunnskap. Du skal også sørge for å ikke innhente eller oppbevare mer informasjon enn det som er nødvendig for formålet, sikre at personopplysninger oppbevares trygt, og påse at personopplysninger slettes eller makuleres når oppdraget er utført og det ikke lenger er nødvendig å oppbevare opplysningene.

Spørsmål du bør stille seg selv er følgende:

• Hvilke formål har jeg?
• Hvilke opplysninger trenger jeg til det enkelte formålet?
• Hvorfor trenger jeg disse opplysningene til dette formålet?
• Hvor lenge trenger jeg disse opplysningene?

Du er tillitsvalgt i egen virksomhet, for hele eller deler av virksomheten. I hvilke situasjoner får du personopplysninger om medlemmene du er tillitsvalgt for?

Medlemmer kan be om råd knyttet til sitt arbeidsforhold eller sin arbeidssituasjon, og gi deg informasjon om dette. Du deltar kanskje i lokale forhandlinger og har tilgang til oppdaterte medlemslister, samt kjennskap til medlemmenes lønn, stilling, ansvar og arbeidsoppgaver. Du kan også ta del i omstillinger eller andre endringsprosesser, og få kunnskap om medlemmers arbeidsforhold.

Du er tillitsvalgt på sentralt nivå. I hvilke situasjoner kan du få innblikk i medlemmers personopplysninger?

Sentrale tillitsvalgte deltar i faggrupper eller utvalg, representerer Samfunnsviterne i eksterne samarbeidsorganer eller har verv på fylkesnivå som del av foreningens organisasjonsstruktur. Også sentrale tillitsvalgte kan få opplysninger som kan knyttes til det enkelte medlem, i sitt arbeid med relevante og aktuelle tema. Enkelte sentrale tillitsvalgte vil også få tilgang til oppdaterte medlemsoversikter, i samsvar med behovet i det aktuelle vervet. Personvernhensyn skal ivaretas i alt tillitsvalgtarbeid, uavhengig av rolle.

Hvilke tilganger har tillitsvalgte i Samfunnsviterne til medlemsopplysninger?

Tillitsvalgte har ikke noen generell tilgang til Samfunnsviternes medlemsregister.

Lokale tillitsvalgte

Lokale tillitsvalgte på arbeidsplassene får tilgang til en liste over «sine» medlemmer via Min side, foreningens lukkede nettsider. Tilgang til medlemsliste er avgjørende for å kunne ivareta medlemmenes interesser blant annet i forhandlinger. Medlemslisten inneholder informasjon om navn, epost, telefon, stilling, tariffområde og innmeldingsdato til medlemmene i medlemsgruppen. Lokale tillitsvalgte mottar også informasjon om nye medlemmer på arbeidsplassen.

Det enkelte medlem oppdaterer selv sine medlemsopplysninger på Min side. Når et medlem oppdaterer sitt arbeidssted reflekteres dette umiddelbart i medlemslisten som lokal tillitsvalgt kan hente via Min side.

Lokale tillitsvalgte på arbeidsplassene legger medlemslisten på Min side til grunn for tillitsvalgtarbeidet, og bidrar til oppdatering ved å innrapportere feil eller mangler til foreningens sekretariat. Fysisk oppbevaring av medlemslister og lokal digitalt lagring av medlemslister skal unngås.  

Fylkesledere

Fylkesledere får tilgang til en liste over medlemmer i sitt fylke på Min side, slik at medlemmenes politiske og faglige interesser kan ivaretas. Medlemslisten inneholder informasjon om navn, epost, telefon, virksomhet, stilling, tariffområde og innmeldingsdato til medlemmene i fylket. Fylkesledere kan også få oversikt over tillitsvalgte på arbeidsplassene i sitt fylke.

Foreningens valgkomiteer

Foreningens valgkomiteer, som skal innstille på medlemmer til politiske verv, får tilsendt medlemsliste via kryptert e-post. Det samme gjelder valgkomiteer i lokallag på arbeidsplassene. Medlemslisten vil da inneholde informasjon om navn, epost, telefon, virksomhet, stilling, tariffområde, fylke og innmeldingsdato.

Foreningens leder og nestleder

Foreningens leder og nestleder har overordnet beslutningsmyndighet på avgjørelser av medlemsopptak på særskilt grunnlag og kan da, etter behov, gis tilgang til medlemsopplysninger.

Hva gjør du om noe går galt?

Samfunnsviterne setter medlemmenes personvern høyt. Går noe galt skal vi lære av feilene. Dette forutsetter at forbedringsområder blir kjent. Vår oppfølgning av avvik vil ikke handle om å kritisere. Fokuset vårt vil være å gjenopprette trygt og godt personvern, fjerne årsaken til feilen og hindre at noe lignende skjer igjen. Går noe galt, så skaff oversikt over hva som har skjedd og forsøk å bøte på feilen med målrettede tiltak.

Avvik kan være medlemslister som kommer på avveie, e-post med identifiserende opplysninger om medlemmer som sendes feil, eller «mapper» med dokumenter som ikke oppbevares i låst skap. Tillitsvalgte og medlemmer kan rapportere feil og avvik til [email protected].

Les råd og tips til håndtering av personopplysninger.