Samfunnsviternes kommunikasjonsplattform

Alle organisasjoner, uansett størrelse, har behov for god kommunikasjon for å løse sine oppgaver. Det å ønske og benytte kommunikasjon strategisk innebærer et formål om å kommunisere budskap, herunder beslutninger, vedtak, handlinger og synspunkt som fattes, på en profesjonell og hensiktsmessig måte.

Samfunnsviterne etterstreber å benytte kommunikasjon strategisk, både internt i organisasjonen og overfor samarbeidspartnere og eksterne interessenter. Det er derfor utarbeidet en skriftlig fremstilling av organisasjonens interne og eksterne kommunikasjon.

De kommunikasjonsoppgavene og utfordringene som kommunikasjonsplattformen beskriver, kan benyttes uansett oppgaver og utfordringer i organisasjonen, internt eller eksternt. Alle ledd i foreningen som behandler medlemsopplysninger, skal følge de retningslinjer og rutiner som er utarbeidet for slik informasjon for å sikre personvern og informasjonssikkerhet i både intern og ekstern kommunikasjon. 

Prinsipper for kommunikasjon i Samfunnsviterne

Kommunikasjonsplattformen tar for seg både intern og ekstern kommunikasjon. 

Hovedprinsipper for kommunikasjon i Samfunnsviterne:

• Ytringsfriheten og lovverk om ytringsfrihet og personvern skal ligge til grunn for all kommunikasjon.
• Foreningen skal tilstrebe størst mulig grad av åpenhet.
• Ledelsen i foreningen har et overordnet ansvar for kommunikasjon.
• Dialog.
• Skape godt omdømme for organisasjonen.
• Tilgjengelighet.
• Troverdighet.
• All kommunikasjon skal være universelt utformet.
• Samfunnsviterne skal etterstrebe klart språk i all kommunikasjon.

Kommunikasjonskanaler i Samfunnsviterne

De viktigste kommunikasjonskanalene i Samfunnsviterne er:

• Nettstedet samfunnsviterne.no.
• E-post/nyhetsbrev.
• Telefon/SMS.
• CRM-system.
• Samtaler.
• Møter.
• Medlemsmagasinet Tendens.
• Sosiale medier.
• Post.
• Konferanser.
• Kurs.
• Informasjonsmateriell.
• Profileringsartikler.

Samfunnsviterne skal til enhver tid benytte de ulike kanalene på en mest mulig hensiktsmessig måte, tatt i betraktning hva man ønsker å formidle og oppnå med kommunikasjonen. Blant foreningens kommunikasjonskanaler skal digitale og sosiale kommunikasjonskanaler prioriteres. 

Kommunikasjon i organisasjonen

Intern kommunikasjon er i denne kommunikasjonsplattformen definert som en prosess der budskap utveksles mellom foreningens tillitsvalgte, medlemmer og ansatte.

Medlemshåndtering

Med medlemshåndtering menes all kommunikasjon kronologisk fra medlemmet melder seg inn i Samfunnsviterne frem til eventuell utmelding. 

Å tegne medlemskap

Det skal være enkelt å tegne medlemskap i Samfunnsviterne. Første kommunikasjon mellom et potensielt medlem og foreningen skjer som oftest på arbeidsplassene, via nettsidene, på telefon, i sosiale medier eller ved uformelle møter på stands osv.

Innmelding skjer via foreningens nettsider. Studenter kan også melde seg inn via SMS. Medlemmene får en automatisk bekreftelse når de har fylt ut første del av innmeldingen. Dette for å sikre at medlemmet fullfører sin innmelding og fyller ut nødvendig informasjon som trengs for å registrere medlemskapet.

Potensielle medlemmer skal via nettsidene kunne sette seg inn i foreningens vedtekter, politikk og retningslinjer for juridisk bistand. De relevante punktene fra vedtektene som omhandler medlemskap, rettigheter og plikter er samlet i et sett med medlemsbetingelser, som skal gjøre det enklere for medlemmene å sette seg inn i hva medlemskap innebærer.

Samfunnsviterne skal ha effektive rutiner for behandling og registrering av nye medlemmer. Tilbakemelding om godkjent medlemskap skal gis medlemmet innen rimelig tid. Medlemsopplysninger behandles etter gjeldende rettsregler om sensitiv informasjon. Tillitsvalgte har tilgang til medlemslister på Min side. Likeledes får medlemmet opplysning om sin nærmeste tillitsvalgte på Min side. 

Informasjon til medlemmer

Samfunnsviterne har et informasjonsansvar overfor sine medlemmer. Aktuell informasjon om aktiviteter og medlemskap skal tilrettelegges og gjøres tilgjengelig for medlemsmassen. Raske og ressurseffektive kanaler som epost og foreningens nettsider foretrekkes i kommunikasjonen med medlemmene. Samfunnsviterne skal etterstrebe rett informasjon til rett tid, i rett mengde og på rett sted. 

Medlemshenvendelser til sekretariatet

Det skal være enkelt for medlemmer å ta kontakt med sekretariatet for informasjon, hjelp og bistand. Henvendelser via kontaktskjema, telefon og epost kanaliseres til rett instans via sekretariatets CRM-system, telefonsystem og epostmottak. Nødvendig informasjon fra medlemmer blir loggført i foreningens CRM-system.

Kommunikasjonshåndtering juridiske saker

Henvendelser vedrørende juridiske saker håndteres etter gjeldende rettsregler for personvern og rettssikkerhet. Saker oppbevares i eget lukket saksbehandlingssystem.

Kommunikasjon med de tillitsvalgte

Tillitsvalgte skal til enhver tid ha tilgang til nødvendig informasjon for å kunne utføre sitt tillitsverv.

Informasjon fra hovedstyret

Samfunnsviternes medlemmer skal ha mulighet for innblikk i organisasjonens sentrale arbeid. Innkallinger med saksliste og godkjente protokoller bekjentgjøres på foreningens åpne nettsider. Taushetsbelagte opplysninger som normalt ikke kan offentliggjøres, f.eks. opplysninger om en persons private forhold, føres i B-saker og protokollføres i B-protokoller som ikke distribueres eller offentliggjøres.

Kurs og konferanser for medlemmer

Interne kurs og konferanser er gode arenaer for utveksling av informasjon mellom medlemmer, tillitsvalgte og sekretariatet. På kurs for tillitsvalgte skal det bl.a. informeres foreningens vedtekter og politikk.

Konfliktberedskap og arbeidskonflikt

Konfliktberedskap omfatter arbeidet i forkant, under og etter en arbeidskonflikt (streik og lockout). Som hovedregel bør det utarbeides en egen intern kommunikasjonsplan for det enkelte tariffoppgjør. Vesentlig elementer i slike planer vil være:

a. Intern kommunikasjon i sekretariatet/hovedstyret.

b. Kommunikasjon med øvrige foreninger i Akademikerne.

c. Kommunikasjon med tillitsvalgte/medlemmer i virksomheter som planlegges tatt ut/er i konflikt.

d. Kommunikasjon til øvrige medlemmer/tillitsvalgte.

Ekstern kommunikasjon

Ekstern kommunikasjon er budskap som utveksles mellom tillitsvalgte, medlemmer og ansatte i Samfunnsviterne på den ene siden og eksterne aktører på den andre siden, herunder potensielle medlemmer, andre aktører i arbeidslivet, myndigheter, politikere, interesseorganisasjoner og massemedia. 

Presse- og mediekontakt

Følgende prinsipper gjelder for presse- og mediehåndtering: 

Målrettet mediekontakt 

Samfunnsviterne skal utvikle kontakt med aktører i mediene for å bli en naturlig stemme i det offentlige rom og selge inn saker av spesiell interesse for medlemmene og for foreningen. Samfunnsviterne skal søke en åpen dialog med media. Samfunnsviterne skal i kontakt med media framstå som ryddig og profesjonell og gi korrekte uttalelser. Uttalelser skal godkjennes før publisering i skriftlige medier (sitatsjekk). Samfunnsviterne skal i sin mediekontakt fokusere på de hovedtemaer som er definert av hovedstyret innenfor hver landsmøteperiode. 

Talspersoner

Samfunnsviternes fremste talsperson er foreningens leder. Leder/hovedstyret kan delegere til generalsekretæren å uttale seg på vegne av foreningen. Leder/generalsekretær skal uttale seg på vegne av hele foreningen. I saker der det er spesielt relevant, for eksempel saker som gjelder enkeltgrupper av medlemmer, bør leder/generalsekretær ta kontakt med det lokale tillitsvalgtapparatet før eventuelle uttalelser i media.

Tillitsvalgte kan uttale seg i lokale saker. Ved uttalelser i media må tillitsvalgte være varsomme bl.a. når det gjelder personopplysninger og annen taushetsbelagt informasjon, jf. “Samfunnsviternes veileder for tillitsvalgtes informasjonssikkerhet”. Konsekvensene ved medieuttalelser kan i enkelte tilfeller bli store både for enkeltmedlemmer og for foreningen. Det anbefales derfor å kontakte foreningens leder eller generalsekretær for avklaring eller bistand før man uttaler seg til media. 

Medieovervåking

Sekretariatet er ansvarlig for å følge med på aktuelle mediesaker i de til enhver tid relevante medier. Leder og generalsekretær skal til enhver tid holdes orientert.

Oppfølging av saker fra media

I tilfeller der leder eller generalsekretær mener at særskilte mediesaker bør kommenteres av Samfunnsviterne, tas dette opp til diskusjon og man blir enig om framgangsmåte og budskap.

Innsalg av egne saker

Samfunnsviternes hovedstyre definerer noen hovedområder som foreningen skal fronte i media innenfor perioden. Ved innsalg av saker legges det vekt på grundig dokumentasjon, tydelig budskap, nyhetsverdi og relevans til foreningens ståsted.

Deltakelse i samfunnsdebatten

Samfunnsviterne skal søke å være aktiv i de til enhver tid relevante medier. Tilsvar eller kommentarer til andre aktørers kronikker og debattinnlegg bør besvares av leder, generalsekretær eller den som disse til enhver tid delegerer sin fullmakt til.

Pressemeldinger

Samfunnsviterne skal benytte seg av pressemelding i saker der det er viktig å få ut et budskap bredt. 

Andre medier/kommunikasjonskanaler

Det skal til enhver tid vurderes om sosiale medier eller andre kommunikasjonskanaler skal benyttes for budskapsformidling og dialog. Aktiv tilstedeværelse i foreningens digitale kommunikasjonskanaler er viktig for synlighetsarbeidet og byggingen av merkevaren Samfunnsviterne. Dette kan også på sikt generere medieutspill, invitasjoner til samarbeid med andre aktører, dialog, m.m. Nye kommunikasjonskanaler vurderes til enhver tid ut fra behov og som virkemiddel for å nå kommunikasjonsmål.

Vedtatt av hovedstyret i sak 6-17, 20. januar 2017.