Høringssvar – Utkast til veileder i personellsikkerhet for UH-sektoren

Samfunnsviterne takker for muligheten til å komme med innspill til utkastet til Veileder i personellsikkerhet for UH-sektoren. Samfunnsviterne organiserer 22 000 medlemmer, inkludert arbeidstakere i universitets- og høyskolesektoren, blant annet forskere, forskningsadministrativt personell, ledere og HR-medarbeidere. Våre medlemmer har derfor en klar interesse i at veilederen blir god, treffsikker og til reell nytte for medlemmene og deres arbeidsplasser. 

Vi strukturerer høringssvaret etter de tre spørsmålene HK-dir har bedt om innspill til.

1. Oppleves veilederen tydelig, og treffer den målgruppens behov? 

Teksten oppleves som godt strukturert, med tydelig oppbygning. Vi mener likevel at veilederen med fordel kan styrkes for bedre å treffe målgruppens behov: 

Tydeligere terskler for «andre tungtveiende sikkerhetshensyn» 

Listen i punkt 2.5 er svært vid og inkluderer blant annet «forskning innenfor samfunnsvitenskap og humaniora som behandler store komplekse datasett om den norske befolkningen og det norske samfunnet» og forskning «som gir kunnskapsgrunnlag for politiske beslutninger». Dette er kjernevirksomhet for mange av Samfunnsviternes medlemmer, og kategorien kan i praksis komme til å omfatte svært mye samfunnsfaglig og humanistisk forskning dersom den tolkes vidt. 

Samfunnsviterne ber om at veilederen tydeliggjør at denne kategorien skal tolkes strengt og brukes med varsomhet, og at den ikke må bli en sekkekategori som normaliserer sikkerhetsvurderinger av ansatte i forskning på samfunnsspørsmål som i sin natur er offentlig og åpen. Veilederen bør konkretisere hvilken grad av eksponering og hvilket trusselbilde som faktisk må foreligge før «tungtveiende sikkerhetshensyn» kommer til anvendelse, og gi flere eksempler på hva som ikke omfattes, ikke bare hva som kan omfattes. 

Behovet for eksempler og «grensetilfeller» 

Behovet for flere eksempler gjelder generelt i veilederen – den ville blitt styrket med flere konkrete eksempler på hvordan de tre kategoriene i praksis skal anvendes på typiske stillinger i UH-sektoren. Vi ser behovet for at veilederen skal åpne for fleksibilitet og tilpasninger, men tenker likevel at slike eksempler kan forhindre at kategoriene tolkes ulikt fra institusjon til institusjon, som så svekker både forutsigbarheten for ansatte og likebehandlingen på tvers av sektoren. 

Tydeligere rolle for tillitsvalgte og vernetjenesten 

Vi syns det er positivt at tillitsvalgte og vernetjenesten nevnes som aktører som bør involveres i punkt 3.1 (organisering av arbeidet) og i forbindelse med kontrolltiltak (2.7.3). Samtidig merker vi at veilederen i liten grad omtaler partssamarbeidet. For eksempel er tillitsvalgtes rolle i selve rekrutterings- og oppfølgingsprosessen lite omtalt. Ansattes rett til å ha med seg tillitsvalgt nevnes eksplisitt kun ved oppfølgingssamtaler (punkt 2.7.2), og bør etter vårt syn gjelde mer generelt, som ved sårbarhetsvurderinger, autorisasjonssamtaler og ved eventuelle beslutninger om endret arbeidsinnhold eller kontrolltiltak. Vi ber derfor om at veilederen i større grad tydeliggjør tillitsvalgtes rolle gjennomgående i del 2 og 3. 

2. Er det tematikker som mangler eller er ufullstendig behandlet? Dekker veilederen behovet for avklaringer i tilstrekkelig grad? 

Tydelig føring rundt akademisk frihet 

Veilederen omtaler akademisk frihet flere steder som noe personellsikkerhetsarbeidet skal «balanseres» mot. Vi tenker at dette er riktig utgangspunkt, men at balanseringen i for stor grad fremstilles som et spørsmål om avveining i den enkelte sak, uten at det gis klare føringer for når hensynet til akademisk frihet og ytringsfrihet skal veie tyngst. Universitets- og høyskoleloven pålegger institusjonene en plikt til å fremme og verne akademisk frihet, og beskytte dem som utøver den. Vi mener veilederen bør stille krav om at ethvert sikkerhetstiltak som kan begrense hva forskere kan forske på, publisere, samarbeide om eller ytre seg om, skal møte en høyere terskel for dokumentert nødvendighet enn andre typer sikkerhetstiltak. 

Personvern og forholdsmessighet i bakgrunnssjekker bør utdypes 

Del 2 og punkt 4.13 gir en god oversikt over behandlingsgrunnlag for bakgrunnssjekk etter GDPR. Samfunnsviterne mener likevel at veilederen bør utdype forholdsmessigheten i selve undersøkelsesmetodene, ikke bare det rettslige grunnlaget for å innhente opplysninger. Vi tenker spesielt på bruk av åpne kilder (som sosiale medier) til å kartlegge «andre tilknytninger» hos kandidater i kategori 3, der det ikke foreligger tydelig lovhjemmel og hvor arbeidsgiver selv må definere både metode og terskel. Her mener vi det må gis klarere rammer, for eksempel om hvilke kilder som er akseptable, og hvordan kandidaten skal informeres og gis anledning til å imøtegå funn. 

Personopplysningsloven lovfester ansvaret for å beskytte den enkeltes personopplysninger og sikre at disse behandles på en rettferdig og transparent måte. Veilederen bør understreke sterkere at åpenhet overfor kandidaten er en forutsetning for at behandlingen skal være rettferdig. 

Diskrimineringsvernet: behov for praktisk veiledning til ledere 

Vi mener at den juridiske gjennomgang av forholdet mellom sikkerhetsvurderinger og diskrimineringsvernet, i kap. 2.6 og 4.14 er noe av det viktigste innholdet i veilederen, og støtter at det videreutvikles. Samtidig er stoffet krevende juridisk fremstilt, og målgruppen kan ha behov for en enklere sjekkliste e.l. knyttet til den enkelte rekrutteringssak, i tillegg til den juridiske gjennomgangen. En slik sjekkliste bør tydelig fremheve at statsborgerskap alene aldri er tilstrekkelig grunnlag for å ekskludere en søker, og at det alltid skal gjøres en konkret og individuell vurdering, slik veilederen også selv understreker i punkt 4.14.1. 

Med vennlig hilsen,  
Samfunnsviterne 

Kristin Steien Bratlie 
Generalsekretær