Slik avholder du årsmøte

Fylkesavdelingene skal hvert år avholde årsmøte, i henhold til vedtektene § 7 Fylkesavdelinger.

Huskeliste for årsmøtet

1. Seks til åtte uker før årsmøtet bestemmer fylkesleder i samråd med fylkesstyret tidspunkt og sted for årsmøtet og setter opp saksliste.
2. Fylkesleder sørger for at arbeidet med å få på plass nytt fylkesstyre er i gang. Dersom fylkesavdelingen har en valgkomite, kontakter fylkesleder valgkomiteen for å informere om årsmøtedato og få bekreftet kontaktinformasjon til valgkomiteen.
3. Ifølge vedtektene skal innkalling til årsmøte sendes ut til medlemmene i fylkesavdelingen med seks ukers varsel, med invitasjon til å fremme kandidater til fylkesstyret. Det kan gjerne inviteres til et faglig møte med en innleder (enten ekstern eller intern fra foreningen) i tilknytning til årsmøtet. Dette kan bidra til at flere deltar på årsmøtet.
4. Én til to uker før årsmøtet utformer fylkesleder utkast til innkalling og saksdokumenter og sender dette til sekretariatet. Innkalling til årsmøtet sendes senest syv dager før årsmøtet. Mal for innkalling til årsmøte ligger på Min side for deg som er fylkesleder. Sekretariatet håndterer påmeldingene.
5. Årsmøtet i fylkesavdelinger bør gjennomføres digitalt/hybrid. Dette for å sikre at alle medlemmer i en fylkesavdeling har lik mulighet til å delta. Sekretariatet er teknisk vertskap for digital del av årsmøtet som gjennomføres via Teams.
   Møtelokalene dere låner/leier bør være universelt utformet, og ha teknisk utstyr til digitalt møte.   

Hva skal årsmøtet behandle?

I henhold til vedtektene skal årsmøtet i en fylkesavdeling behandle følgende saker:

1. Årsberetning
2. Regnskap
3. Handlingsprogram med budsjett
4. Valg av styre
5. I landsmøteår behandles saker som ønskes behandlet av landsmøtet
6. I landsmøteår velges delegater til landsmøtet

Sakspapirer for følgende saker skal utarbeides og sendes ut til medlemmene sammen med innkallingen senest sju dager før årsmøtet.

Årsberetning

Fylkesstyret setter opp en årsberetning som beskriver hvilke aktiviteter styret har avholdt i perioden, samt oversikt over medlemsutvikling i fylket. Se gjerne forslag til oppsett av årsberetning.

Regnskap

Fylkesstyret får oversendt regnskap med oversikt for foregående år som viser kostnader for de aktiviteter fylkesstyret har avholdt i perioden.

Handlingsprogram med budsjett

Fylkesstyret setter opp et forslag til handlingsprogram (aktivitetsplan). Det vil si en oversikt over hvilke aktiviteter fylkesstyret foreslår å avholde i kommende periode, med et kostnadsoverslag for hver aktivitet.

Valg av styre

I varsel om årsmøtet som sendes ut seks uker før inviteres alle medlemmene om å foreslå kandidater til fylkesstyret. Medlemmene kan foreslå både seg selv og andre medlemmer. Fylkesstyret, eller fylkesavdelingens valgkomité der man har valgkomité, setter opp en innstilling på kandidater til nytt fylkesstyre.

Kriterier for sammensetning av fylkesstyret, funksjonsperiode og lignende reguleres av vedtektene.

Representasjon av studentlag i fylkesstyret

Dersom det i fylket/regionen finnes ett eller flere studiesteder der Samfunnsviterne har et aktivt studentlag, bør studentlagene representeres i styret til den fylkesavdelingen som geografisk omslutter universitetet/høgskolen hvor studentlaget er etablert. (Jf. Vedtektenes § 9 STUDENTLAG).

Kontakt sekretariatet for opplysninger om eventuelle studentlag i din fylkesavdeling.

Valg av valgkomité

Ifølge vedtektene er ikke fylkesavdelingene pålagt å velge valgkomité på årsmøte. Flere fylkesavdelinger har praksis med valgkomité og hovedstyret oppfordrer alle fylkesavdelingene til å ha egen valgkomité.

Saker til landsmøtet

Fylkesstyrene, så vel som lokallag og enkeltmedlemmer, kan sende inn forslag til hovedstyret til saker som ønskes behandlet av landsmøtet. Forslag bør behandles på årsmøtet i fylkesavdelingen, eventuelt på ekstraordinært årsmøte. Saken oversendes deretter til generalsekretæren, som legger saken frem for hovedstyret. Fristen er senest åtte uker før landsmøtet.

Hovedstyret kan vedta å sende saker ut på skriftlig høring i organisasjonen i forkant av landsmøtet. Fylkesstyrene bør organisere medlemsmøter i sine fylkesavdelinger for å få medlemmenes synspunkter på saken(e) hovedstyret har sendt på høring. Fylkesstyrene utarbeider så skriftlige høringssvar på vegne av fylkesavdelingen og sender disse til sekretariatet.

Når landsmøtesakene er sendt ut til delegatene, senest fire uker før landsmøtet, kan fylkesstyrene innkalle sine delegater og eventuelle varadelegater til delegatmøte for å forberede delegasjonen til behandlingen av sakene på landsmøtet. Sekretariatet er behjelpelig med å sende ut innkalling til delegatmøter dersom fylkesstyrene ber om det.

Informasjon om delegatordningen, frister for innsending av lister over delegater og varadelegater for landsmøtet blir lagt ut på foreningens nettsider i god tid før landsmøtet.

Valg av delegater til landsmøtet

I landsmøteår skal årsmøtet i fylkesavdelingene gjennomføres senest ti uker før landsmøtet i henhold til vedtektenes § 7.

Landsmøtet er også omtalt i vedtektene, § 4.

Valg av delegater til landsmøtet skjer i tilknytning til fylkesavdelingenes årsmøter. Sekretariatet sender tidlig ut informasjon til alle medlemmer om at de som ønsker å være delegater på landsmøtet kan melde sin interesse til den fylkesavdelingen de tilhører. Dette defineres ut fra den bostedsadresse medlemmet har registrert i forbindelse med sitt medlemskap.

Fylkesstyrene kan i tillegg invitere medlemmene til å melde sin interesse for å være delegat. Det kan være hensiktsmessig å sende ut en slik invitasjon sammen med innkalling til årsmøtet i fylkesavdelingen senest seks uker før årsmøtet.

Sekretariatet kan være behjelpelig med å utforme tekst og sende ut denne informasjonen til medlemmene på vegne av fylkesstyret. Det er viktig at fylkesstyrene henvender seg til sekretariatet om dette i god tid før ønsket utsendelestidspunkt.

Etter årsmøtet i fylkesavdelingen

Når årsmøtet i en fylkesavdeling er avholdt, bør fylkesstyret utarbeide et årsmøtereferat eller en årsmøteprotokoll som sendes til sekretariatet. Følgende fremkommer:

• Hvor mange medlemmer som møtte på årsmøtet
• Hvilke saker årsmøtet har behandlet og hvilke vedtak årsmøtet har gjort i de forskjellige sakene
• Oversikt over medlemmer som er valgt til å sitte i fylkesstyret, eventuelt varamedlemmer til styret og hvem som ble valgt til å sitte i valgkomiteen
• I landsmøteår: Liste over delegater og eventuelle varadelegater årsmøtet i fylkesavdelingen har valgt
• I landsmøteår: Saker som årsmøtet i fylkesavdelingen ønsker behandlet på landsmøtet

Sekretariatet publiserer årsmøtereferatet og oversikt over nytt fylkesstyre og eventuelt valgkomité på foreningens nettside. Basert på dette utformer sekretariatet e-post med «Nytt fra fylkesavdelingen» og sender den ut til medlemmene.