Råd og tips til håndtering av personopplysninger

Medlemslister er en sammenstilling av medlemsopplysninger som navn, kontaktinformasjon, arbeidssted osv.

Tillitsvalgte i Samfunnsviterne henter ut lister over sine medlemmer på nett, via Min side. Min side har tilgangsstyring som sikrer at kun tillitsvalgte kan få slike lister, og kun over egne medlemmer.

Medlemslister skal behandles konfidensielt. Som tillitsvalgt skal du unngå å sende medlemslister via ubeskyttet e-post. E-poster med medlemslister kan sendes via e-post som blir kryptert, passordbeskyttet eller skjermet på annen måte.

Overlevering av medlemslister kan skje på kryptert eller passordbeskyttet minnepinne. Usikret minnepinne med medlemslister skal leveres personlig, direkte til rette mottaker eller leveres i lukket konvolutt adressert til mottaker.

Medlemslister som er skrevet ut, skal oppbevares i låst skap/skuff.

Om ulike tillitsvalgtes tilgang til medlemslister mv, se punktet «Hvilke tilganger har tillitsvalgte i Samfunnsviterne til medlemsopplysninger?» under «Dette bør du vite om personvern som tillitsvalgt».

En del lokale aktiviteter forutsetter at medlemmer møtes eller kommuniserer direkte med hverandre på arbeidsplassen. Dette er ofte lite kontroversielt og uproblematisk for det enkelte medlem.

Som tillitsvalgt må du likevel tenke gjennom hvordan interessearbeidet lokalt utføres, slik at du sikrer at taushetsplikt og konfidensialitet ivaretas hånd i hånd med arbeidet for å fremme medlemmenes lønns- og arbeidsvilkår.

E-post til medlemmene skal sendes med skjulte mottakerfelt, dersom dette ikke undergraver formålet med henvendelsen.

Når du som tillitsvalgt opptrer i tilknytning til lokale forhandlinger, fastsetter vedkommende tariffavtale sammen med andre tariffmessige spilleregler dine rettigheter og plikter i forhandlingene.

I de fleste tariffområder vil gjennomføring av forhandlinger forutsette overlevering av medlemsliste eller medlemsinformasjon til arbeidsgiver, og innlevering av lønnskrav med konkrete personopplysninger.

Som tillitsvalgt må du utføre de handlinger som etter tariffavtalen er nødvendig for å fremme medlemmenes lønns- og arbeidsvilkår. Ved lokale forhandlinger er utveksling av medlemsopplysninger nødvendig for å utføre Samfunnsviternes oppdrag som fagforening. Overlevering av medlemsinformasjon vil i slike sammenhenger ha grunnlag i avtalen inngått ved innmelding, og vil i tillegg være berettiget som følge av vår kjernevirksomhet som fagforening.

Dersom et medlem kontakter deg for å få hjelp i forbindelse med sine lønns- og arbeidsvilkår, opptrer du som rådgiver i kraft av fullmakten fra medlemmet.

Du har i utgangspunktet full taushetsplikt om din rolle som rådgiver. Det er også medlemmet som avgjør om du kan kontakte arbeidsgiver, verneombud eller andre på vegne av medlemmet.

Fullmakten du får fra medlemmet er personlig og kan ikke overføres til andre uten at medlemmet godkjenner dette. Dokumenter i saken skal lagres i låst skap/skuff, og det må utvises varsomhet ved bruk av e-post. Sensitive opplysninger skal ikke sendes pr e-post, uten først å krypteres, passordbeskyttes eller skjermes på annet vis. Sensitive opplysninger kan sendes per vanlig post, og leveres i lukket konvolutt adressert til mottaker.

Tillitsvalgte i fylkeslagene kan oppleve å få medlemshenvendelser i kraft av rollen som regional tillitsvalgt.

Fylkestillitsvalgte gir vanligvis ikke råd og bistand i enkeltsaker.

Mottar du som fylkestillitsvalgt en slik henvendelse, bør denne sendes videre til Samfunnsviternes sekretariat. Informer i så fall medlemmet om at det er sekretariatet som svarer på spørsmål om lønns- og arbeidsvilkår og at du vil sende henvendelsen videre til sekretariatets e-post på [email protected]. Sekretariatet vil da ta kontakt med medlemmet om saken.

Når du har sendt svaret til medlemmet og videresendt henvendelsen til sekretariatet, bør du slette innkommet e-post, svaret ditt og videresendt e-post til sekretariatet fra din/ fylkesavdelingens e-postkonto.

Elektronisk lagring skal kun skje dersom det er behov for det, og kun så lenge det er behov for det. Elektronisk lagring skal skje på medier som er sikret med kryptering eller passord, slik at arbeidsgiver eller andre ikke har tilgang.

Medier som brukes til elektronisk lagring, bør være beskyttet mot virusangrep og ondsinnede angrep. All programvare som benyttes på utstyr, bør grunnet behovet for høy grad av informasjonssikkerhet være mest mulig oppdatert.

Fysisk oppbevaring skal kun skje dersom det er behov for det, og kun så lenge det er behov for det.

Fysisk oppbevaring skal finne sted i låst skap etc., slik at andre ikke har tilgang til informasjonen. Når behovet for oppbevaring er over, skal dokumentene makuleres og eventuelle originaldokumenter (signerte avtaler etc.) tilbakeleveres medlemmet.

Utskrift av dokumenter skal kun foretas hvis det er behov for det.

Utskrifter av dokumenter bør om mulig foretas på egen skriver for tillitsvalgte. Skrives det ut på felles skriver på arbeidsstedet, skal utskrifter umiddelbart fjernes fra skriver og oppbevares utilgjengelig for andre.

Ved bruk av felles skriver anbefales mulighet for kodet utskrift, dvs. at utskrift først skjer ved etterfølgende godkjenning på skriver.

Dersom du bruker mobiltelefon i jobbsammenheng og denne er synkronisert mot samme e-postkonto som du bruker som tillitsvalgt, bør du sørge for at låsekoden aktiveres automatisk på telefonen etter noen minutter uten bruk.

Bruk av e-post er ansett som risikofylt grunnet personvernhensyn. Se retningslinjene om e-postbruk knyttet til medlemslister og behandling av enkeltsaker.

Bruk av e-post bør minimaliseres i størst mulig grad og varsomhet må utvises. Bruk av e-post i tillitsvalgtarbeidet bør om mulig skje fra en separat e-postkonto i stedet for fra jobbkonto på arbeidsgivers nettverk.

Vi anbefaler at det legges inn en standardtekst i den signatur du benytter i tillitsvalgtarbeidet, som advarer mot risikoen ved bruk av e-post.

Ja, du har som hovedregel taushetsplikt om den informasjonen du får om medlemmene i kraft av tillitsvervet.

Det vil være unntak fra denne taushetsplikten. Unntak kan blant annet følge av tariffmessige forpliktelser, for eksempel ved gjennomføring av lokale forhandlinger.

Det er Samfunnsviternes daglige leder som har det overordnede ansvar for at behandlingen av personopplysninger i hele organisasjonen, på sentralt og lokalt nivå.

Alle tillitsvalgte og ansatte må forholde seg til gjeldende personvernkrav i medhold av lover, avtaler og interne rutiner.

Spørsmål om personvern kan rettes til Samfunnsviterne via vårt sentralbord, eller sendes på e-post til [email protected].

Se også vår sjekkliste for tillitsvalgte.