Slik forbereder du deg til en medarbeider- eller utviklingssamtale

En god anledning til å si det du har på hjertet

Mange begynner å skjelve bare de hører ordet medarbeidersamtale.

Det er det absolutt ingen grunn til.

En medarbeidersamtale kan være et godt utgangspunkt for å skape trivsel på arbeidsplassen og å sikre at du utvikler deg i jobben.

Grip sjansen! Det er nå du har muligheten til å vise at du bidrar.

Noen ganger er medarbeidersamtaler spennende og viktige samtaler, andre ganger rituelle knebøyninger lederen har fått beskjed om å ha gjennomført innen utgangen av oktober.

Men de siste årene ser vi at medarbeidersamtalen fått en ny vår.

Mange ser nå på den som en viktig del av virksomhetens strategiske utvikling.

Derfor er det lurt om du plasserer deg selv inn i dette store bildet.

Still deg selv spørsmålene:

• Hva er virksomhetens behov framover slik du forstår og ser det?
• Hva kan du med din unike kompetanse bidra med for å dekke disse behovene?
• Hvordan kan du som ansatt bidra til at selskapet når sine mål?
• Og hvordan kan ledelsen hjelpe deg?

Det som før het medarbeiderundersøkelse og mange ganger var en slapp reflekshandling har nå blitt et strategisk verktøy som gir mye verdi til ledelse og ansatte.

Siden mange har negative assosiasjoner til ordet medarbeidersamtale er det nå vanligere å kalle det medarbeiderutviklingssamtale eller utviklingssamtale.

Intensjonen er den samme som med medarbeidersamtalen, men samtalen har fått en strammere struktur.

Gjøres dette rett og etter boka, kan en medarbeidersamtale bli en god samtale som bidrar til utvikling av bedriften, lederen og deg som ansatt.

En viktig del av medarbeidersamtalen er evaluering av arbeidet siste periode og hvordan det har gått med forbedringer og tiltak dere ble enige om året før.

En slik evaluering bør ikke tegne et bilde av hva som er rett og galt, men være et utgangspunkt for læring, framtidige behov og ønsket bevegelse og utvikling.

Hva består så en utviklingssamtale eller medarbeidersamtale av?

Medarbeidersamtalen eller utviklingssamtalen er en årlig samtale som er strukturert rundt de samme temaer og problemstillinger, nettopp for å se hvordan du og din rolle i virksomheten utvikler seg over tid.

Samtalen er konfidensiell, og det skal være rom for å uttrykke dine meninger åpent og ærlig.

Samtalen varer en til to timer, og tar for seg temaer som:

• Daglige arbeidsoppgaver.
  • Hva er du fornøyd med når det gjelder dine arbeidsoppgaver? Hva kunne du tenke deg å gjøre mer av?
• Har du kompetansen som skal til for å gjøre dine oppgaver?
  • Hva er ditt behov for kompetanseutvikling og videreutdanning?
• Trives du på arbeidsplassen? Hvordan opplever du arbeidsmiljøet?
• Hvordan vil du beskrive ditt forhold til ledelsen i virksomheten?
  • Opplever du at det er lett å snakke med din nærmeste leder? Mener du ledelsen gjør de rette tingene?
• Hvordan synes du det er å samarbeide med de andre kollegaene?
• Hva skal til for at du trives bedre på arbeidsplassen?
• Hvilke faglige og personlige mål har du? Hvordan kan du bidra til at virksomheten når sine mål?

Etter at du har hatt samtalen, skal du motta et referat. Dette kan du korrigere eller godkjenne.

I dokumentet vil det fremkomme punkter som du som medarbeider ønsker forbedring på eller ferdigheter eller kompetansefelt du ønsker å videreutvikle eller jobbe med.

Lederen din vil foreslå en tiltaksplan basert disse punktene. Det kan for eksempel være at du ønsker et kurs i presentasjonsteknikk eller at dere sammen ser at det er et behov for at du får flere arbeidsoppgaver.

Målsetningen med tiltaksplanen er økt trivsel for deg som medarbeider og at du får utført oppgavene du er satt til å gjøre på en for alle tilfredsstillende måter.

Still godt forberedt

Husk på at en medarbeidersamtale på ingen måte er en dom. Det er ikke her du får beskjed om hvor dårlig du er. Hensikten til sjefen din skal være å skape gode en god tillitsrelasjon til deg. I retur får sjefen mer dedikerte og fornøyde medarbeidere som gjør en bedre jobb.

Både du og sjefen din bør derfor stille godt forberedt til samtalen. Hen bør orientere seg best mulig om hva du har gjort siden siste samtale, og ikke minst ta opp temaer og problemstillinger som du brakte på banen forrige samtale.

Behovs- og bidragsanalyse

Gjør en behovs- og bidragsanalyse før samtalen.

Hva er behovet framover slik du forstår og ser det? Hva er det du med din unike kompetanse kan bidra med tanke på å dekke disse behovene?

Forbedringspotensialer

Er det noe du er misfornøyd med? Noe på arbeidsplassen som du skulle ønske var annerledes?

Dette er anledningen du har til å ta det opp med sjefen din.

Hold lønn og betingelser utenfor samtalen. Blander du inn lønn, kan det skygge for andre saker som kommer opp i møtet. Nevn det gjerne hvis du er misfornøyd med lønnen, men be heller om et eget møte for å diskutere lønn.

Vær ærlig

Som regel vil du få et spørreskjema før medarbeidersamtalen.

Dette er det vanlig å fylle ut og eventuelt også sende til sjefen din som grunnlag for samtalen. Det er viktig å være mest mulig ærlig. Da får du mer nytte ut av samtalen.

Inspirasjon

Normalt vil sjefen din gå inn i samtalen med den hensikt å forstå hvordan han kan hjelpe deg til å trives og utvikle deg slik du vil og slik som er ønskelig for virksomheten.

Det krever mye av din sjef å styre en medarbeidersamtale og balansere behovet om at du som ansatt opplever det som en god opplevelse og at du samtidig bidrar positivt til utviklingen av virksomheten.

Begge må være godt forberedt. Om du går inn i samtalen med innstillingen om at du skal være ærlig, åpen og med et oppriktig ønske om å utvikle deg faglig og personlig, blir dette veldig bra!